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只要是懂得“排”時間和“偷”時間的竅門，每個人都可以聰明、從容過日子。 企管專家馬可·麥西尼曾說過一個小故事：想像有一個戶頭，每天存進86,400元隨意讓你使用，不過，每天晚上12點以后，不管你有沒有花完，就自動歸零，隔天又存入86,400元，如此周而復始。 　　若這個戶頭是你的，你會怎么做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至會想辦法把這些錢轉投資成其他資產吧？ 　　事實上，每個人真的有一個這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時間，每天存進86,400秒，只能提取，不能增加。 　　現在，你知道該怎么做了嗎？ 小心！9大時間殺手 　　“我真的很想把事情做好，可是我時間不夠用！” 　　你是否常有這種感慨？事實上，我們可能不是真的沒時間，而是我們把時間拿去做錯誤的“采買”了，不知不覺浪費掉大好時光。 　　以下列舉偷走我們時間的9大殺手，若能有效改進或防范，必能大大減少“力不從心”的遺憾。 時間殺手 1 不分輕重緩急 　　缺乏計劃的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。 　　光是建立工作待辦事項的清單是不夠的，必須厘清各項任務之間“輕重緩急”的關系，否則非常可能會陷入瑣事的地獄中，花費龐大心力處理其實并不是那么重要的事情，延擱了真正要緊的事，制造日后的危機。 時間殺手 2 電話與不速之客 　　電話與非預期的訪客所占去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會占用多久，也許一通電話，一個上午就泡湯了。 　　許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到手頭的事情告一段落以后，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握“長話短說”的原則。 時間殺手 3 工作環境蕪亂 　　據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6周的時間。要維持生產力，必須養成物歸原處的習慣，并且把搜集到的資料整理歸檔，別讓文件泛濫，減少找尋文具或資料的時間。 時間殺手 4 不會說No的爛好人 　　《時間管理十堂課》的作者羅勃·布萊說：“世上最容易犯的錯，就是許下過多的承諾。” 　　因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞，而且擠壓到其他時間，所以他現在一周至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一定審慎評估，“若不懂得說No，就會累死自己！” 　　富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯，其中一個秘訣就是，“除非絕對必要，否則我幾乎沒有應酬。” 　　當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多“不好意思”的情緒中。也別用“讓我考慮看看……”這種模棱兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。 時間殺手 5 拖延的壞習慣 　　進度落后是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習慣把事情積壓到截止期限前才處理，但那個時候已經火燒屁股了，最后不但未能如期完成，倉促下趕工的工作品質也常出現瑕疵。 　　羅勃·布萊建議，特別是處理大型專案時，更應把計劃切分為好幾部分，按部就班完成，即使是多么艱巨的專案，只要切成小部分，也就沒那么嚇人，可以各個擊破。 時間殺手 6 一次想完成太多事情 　　正所謂“貪多嚼不爛”，訂定任何目標時，都應衡量自己的資源與時間，不要一口氣想要完成太多計劃，到最后可能會處處落空。 時間殺手 7 事必躬親不懂授權 　　在授權或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風險，選擇適合的授權或合作對象，一旦決定以后，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時間規劃，也會給下屬或工作伙伴不被信任的感覺。 時間殺手 8 不必要的會議 　　幾乎所有的時間管理書籍都會把“不必要的會議”列為耽擱時間的重要因素。好的會議固然能收腦力激蕩、凝聚共識等效果，但無論如何，開會都應該被視作一個“必要之惡”，即使非開不可，最好能做到準時開始及結束，盡量不要參加不重要的會議，以避免時間消耗。 　　當然，在職場中我們常是“人在江湖，身不由己”。馬可·麥西尼建議，若真的無法選擇不開會，至少可以選擇在自己可以做到的范圍內，有效率地進行會議。 時間殺手 9 沉迷于無意義的活動 　　這類事即是柯維時間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以說是一種浪費生命，例如沉溺于電視、八卦瞎掰等。 　　柯維認為，人們受到緊急事件的壓迫時，常想“逃避”到第四象限，這和一般能夠創造意義的休閑不同，這種逃避只會帶來更多的空虛，同時又把未完成的事情推到更緊急的狀態。 　　以看電視為例，如果平均每天看電視160分鐘，一年花1,000小時，若以75歲的壽命為計，從5歲開始看電視，一生總共得耗上8年的時間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢想？ 　　所以，就像名作家史蒂芬·金說的：“關掉那喋喋不休的盒子吧！”如此你的生活和工作的品質將可大幅改善。 快速做事 Vs. 做正確的事 　　若能夠避免上述9項時間管理的障礙，對掌握工作進度一定大有助益，但光是這樣的時間管理，還不夠深入，真正徹底的時間管理不只是照顧你的“工作”，還得把你的“人生”考慮進去。 　　傳統的時間管理，強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時間管理觀念仍舊重視效率，但并不一味強調“快速”，而是要求人們“做正確的事”。 　　“不管飛得多么快的飛機，只要方向錯了，一切都白搭，” 急迫的事≠重要的事 　　成功學大師柯維在《與時間有約》一書中，把時間管理分為四代：第一代的時間管理只是“備忘錄”，做一件劃掉一件；第二代時間管理則開始講究效率，重視規劃與準備，利用行事歷與記事簿，訂定目標一一執行；第三代除了延續第二代的概念以外，并且把“順序”的概念加進去，制訂出短中長期的目標，按優先次序予以實踐。 　　至于執行的方式，不外乎是：設定目標→擬訂計劃→實踐→評估，到這個階段為止，時間管理仍停留在“提高績效”上，若能善用這項技巧，確實可以有效改善工作品質、創造績效。 　　但有太多績效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢回之際，卻常有一種“不知為何而戰”的空虛感。 你是急迫性偏執狂嗎？ 　　德國時間管理專家羅塔爾·塞維特認為，成功的秘訣，在于下列四種領域的平衡：績效、健康、人際關系、生命意義。我們的社會型態過度強調績效，偏廢其他三者，以致于逼出了一堆患有“急迫癥”的人。 　　我們以為“散漫”是間管理失敗的唯一表征，我們很難想像看起來工作效率一流，遭逢危機處變不驚，可能會是有時間管理障礙的人。 　　但事實上，這些習慣與高壓共處，甚至潛意識還愛上危機的人，實際上可能患了“急迫性偏執”。他們熱中于解決突發狀況，并且從忙碌中得到安全感，認為愈忙的人愈重要，閑著簡直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。 　　柯維認為，急迫性偏執就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本治療。 　　新一代的時間管理觀念，強調在設定目標之前，必須先慎重思考“角色”與“人生意義”的問題。簡單說，就是一種以“重要的事”，而非“急迫的事”為最高指導原則的時間管理態度。 別忽略“重要但不急的事” 　　事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據，只不過，我們通常只把眼光著眼于“緊急”的事情上。 　　“急迫的事，就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關掉不可，”然而，急事不等于要事，時間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊迫方向發展的可能性。 　　以消防隊員的工作為喻，“救火”是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊員的工作時間中，所占的比例可能不到7％，剩下的時間，其實是花在預防與救災等“重要但沒有燃眉之急”的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災發生的機率。 　　“如果我們的工作或生活，每天都處于救火狀態，你覺得這樣健康嗎？” 　　柯維與塞維特這兩位大師都把事情按“重要”與“急迫”畫分成四等分。第一象限的事既急迫又重要，當然得即刻處理，至于第三象限的事雖然不重要，但由于比較緊急，因此也常耗去人們不少時間，受到這些壓力催逼，人們又習慣逃避到第四象限里去喘口氣（例如，看電視、閑聊、上網）。 　　最后，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。 　　第二象限的事情常與生活品質有關，例如長期的規劃、健康、人際關系等，雖沒有迫切的危機，但我們若一直未能花時間去耕耘，日后可能未必有機會能彌補。 　　“你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生（或太太）永遠愿意無怨無悔守候，或是自己的身體永遠撐得住，”時間管理常是一個取舍的過程，“但你不能把重要的東西提領一空，到那時候就太遲了。” 　　因此，時間管理的最高指導原則，就是花心思在“重要”的事情上，不管它緊不緊急。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助于達成某種重要的目標？若答案是否定的，就應該歸入第三象限。 　　 以周為單位安排角色 　　以“日”為計劃單位的時間管理，很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位，不妨以“周”為單位做安排。 　　時間管理專家建議，我們每周應勻出一段完全安靜，可以沉思的時間用來規劃下一周。 　　“速度不是重點！要緊的是，有沒有“重要”的事情放在你的計劃中。” 　　首先，厘清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自己這一周想要如何經營這個角色。 　　要記住的原則是：不是把時間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時間，把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。 　　比方說，若你認為“自我成長”很重要，希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本書，就得預先空出時段來。當然，你也可以一魚二吃，例如，若同時也想要多與伴侶互動，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會，如此只要空出一個時段，就能滿足兩種需求。 　　把重要事情排好以后，再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以后，雖不是毫無彈性，但盡量不要去更動取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項需求，必然會有意識地降低無意義的時間浪費（第四象限）。 每天“偷”一點時間做計劃 　　畢竟“日”是我們生活的基本單位，完成周計劃后，還是有許多日常事務要面對，必須逐日做一些微調。戴晨志就認為“一日之計在于夜”，晚上抽出幾分鐘，想一想隔天該怎么作息會更有效率。 　　另一位大忙人微軟總經理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進辦公室，不待秘書處理，便親自審視行程表，提早進入工作狀況，這個習慣也讓她可以在晚上8：30之前回家陪伴家人。 　　常有人抱怨老被時間追著跑，工作生活難兩全，其實，只是要懂得“排”時間和“偷”時間的竅門，魚與熊掌，是絕對可以兼得的。（完）